こんにちは、阿久梨絵です！
「 Word ファイルを複数人で編集したら、レイアウトがぐちゃぐちゃに…」
「誰かが触った途端、改ページや文字サイズが変わってしまった」
そんな経験、ありませんか？
それは、Wordの“共有設計”が整っていないだけ。
あなたのせいではなく、安心して編集できる仕組みがまだ足りていないだけなんです。
この記事では、レイアウト崩れの原因と、すぐにできる対策をやさしく解説します。
なぜ崩れる？──Wordの共同編集に潜む“ズレ”
Wordは本来、個人作業向けのツール。
複数人で同時に編集すると、以下のような“ズレ”が起こりがちです。
・改ページや余白の表示が人によって違う（プリンタ設定や画面サイズの影響）
・フォントが置き換わる（相手のPCに同じフォントがない）
・テンプレートが勝手に変わる（共有時に再適用されることがある）
・変更履歴が混線する（誰が何を変えたか分かりづらくなる）
これらは、Wordの設計上の仕様であり、避けるにはちょっとした工夫が必要です。
今すぐできる「共有設計」の見直しポイント
① OneDrive共有は「編集権限」と「通知設定」を整える
・共有リンクは“編集可”と“表示のみ”を使い分ける
・通知設定をONにして、誰がいつ編集したかを把握する
・ファイル名に「共有用」などのラベルをつけて誤操作を防ぐ
OneDriveは便利ですが、「誰でも編集できる状態」＝「誰でも崩せる状態」でもあります。
② 変更履歴は「安心のログ」として活用する
・「変更履歴を記録する」をONにしておく
・「コメント」機能で意図を残す
・定期的に「履歴を確認する時間」を設けると、心理的安全性が高まる
履歴が残っていれば、「誰が崩した？」ではなく「どう直そうか」に意識を向けられます。
③ テンプレートは「固定」して、揺れを防ぐ
・社内で使うテンプレートは.dotx形式で配布する
・「スタイル」機能を使って、見出しや本文のルールを統一する
・テンプレートの変更は管理者だけが行うようにする
テンプレートは“編集の土台”。ここが揺れると、全体が崩れます。
まとめ
Word の共同編集は、設計次第で安心にも混乱にもなります。
「崩れた…」と感じたときは、誰かを責める前に、共有の仕組みを見直すチャンスかもしれません。
・OneDriveの共有設計
・変更履歴の使い方
・テンプレートの固定
この3つを整えるだけで、「安心して編集できるWord」に変わっていきます。
阿久梨絵でした！
