【Ctrl + Fだけじゃない】大量の PDF から一発で目的の情報を探す「高度な検索」活用術

こんにちは、阿久梨絵です。
業務で PDF ファイルを扱う機会、増えていませんか?
契約書、マニュアル、議事録、仕様書…
どのファイルに、あのキーワードが書いてあったっけ?」と、1つずつ開いてCtrl + F検索していませんか?

実は、Adobe Acrobatの「高度な検索」機能を使えば、複数のPDFを一括で横断検索できるんです。
今回は、Ctrl + Fではできない“本気の検索術”をわかりやすくご紹介します。

「高度な検索」とは?

Adobe Acrobat/Readerに搭載されている、複数PDFを対象にした全文検索機能です。

フォルダ内のPDFを一括検索
しおり・注釈・フォームも検索対象にできる
複数語句のOR検索や完全一致検索も可能

ショートカットキーCtrl + Shift + F(Macは + Shift + F)です。

操作手順(Windows版)

1. Acrobatを起動し、任意のPDFを開く(または空の状態でもOK)

2. メニューから「編集」→「高度な検索」を選択
 または Ctrl + Shift + F を押す

3. 検索ウィンドウで以下を設定
検索語句を入力
・「以下の場所にあるすべてのPDF文書」を選択し、対象フォルダを指定
・必要に応じて「完全一致」「大文字小文字を区別」などのオプションを設定

4. 「検索」をクリックすると、対象フォルダ内のすべてのPDFから該当箇所を一覧表示

検索結果クリックすれば、該当ページが即座に開きます

ビジネスでの活用シーン

シーン効果
契約書や仕様書の横断チェック条項や型番を一括検索して確認ミスを防止
マニュアルの用語統一特定用語の使用箇所を一括抽出して校正効率UP
議事録のキーワード抽出会議記録から発言や決定事項を素早く検索

さらに便利なTips

複数語句のOR検索:語句の間に半角スペースを入れて「いずれかの語が一致するものを検索」を選択
検索結果を一括ハイライト:結果一覧でCtrl+ A右クリックハイライトで証跡作成にも便利
注釈・しおりも検索対象にオプションチェックを入れるだけでOK

まとめ

Ctrl + F1ファイル限定の“簡易検索”
一方、Ctrl + Shift + F大量の PDF を一発で串刺し検索できる“高度な検索”です。

ドキュメントが増え続ける今、検索力は業務効率のカギ
ぜひこの機能を活用して、“探す時間”を“考える時間”に変えていきましょう!
阿久梨絵でした!

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