こんにちは、阿久梨絵です。
業務で PDF ファイルを扱う機会、増えていませんか?
契約書、マニュアル、議事録、仕様書…
「どのファイルに、あのキーワードが書いてあったっけ?」と、1つずつ開いてCtrl + Fで検索していませんか?
実は、Adobe Acrobatの「高度な検索」機能を使えば、複数のPDFを一括で横断検索できるんです。
今回は、Ctrl + Fではできない“本気の検索術”をわかりやすくご紹介します。
「高度な検索」とは?
Adobe Acrobat/Readerに搭載されている、複数PDFを対象にした全文検索機能です。
・フォルダ内のPDFを一括検索
・しおり・注釈・フォームも検索対象にできる
・複数語句のOR検索や完全一致検索も可能
ショートカットキーは Ctrl + Shift + F(Macは⌘ + Shift + F)です。
操作手順(Windows版)
1. Acrobatを起動し、任意のPDFを開く(または空の状態でもOK)
2. メニューから「編集」→「高度な検索」を選択
または Ctrl + Shift + F を押す
3. 検索ウィンドウで以下を設定
・検索語句を入力
・「以下の場所にあるすべてのPDF文書」を選択し、対象フォルダを指定
・必要に応じて「完全一致」「大文字小文字を区別」などのオプションを設定
4. 「検索」をクリックすると、対象フォルダ内のすべてのPDFから該当箇所を一覧表示!
検索結果をクリックすれば、該当ページが即座に開きます。
ビジネスでの活用シーン
シーン | 効果 |
---|---|
契約書や仕様書の横断チェック | 条項や型番を一括検索して確認ミスを防止 |
マニュアルの用語統一 | 特定用語の使用箇所を一括抽出して校正効率UP |
議事録のキーワード抽出 | 会議記録から発言や決定事項を素早く検索 |
さらに便利なTips
・複数語句のOR検索:語句の間に半角スペースを入れて「いずれかの語が一致するものを検索」を選択
・検索結果を一括ハイライト:結果一覧でCtrl+ A → 右クリック → ハイライトで証跡作成にも便利
・注釈・しおりも検索対象に:オプションでチェックを入れるだけでOK
まとめ
Ctrl + Fは1ファイル限定の“簡易検索”。
一方、Ctrl + Shift + Fは大量の PDF を一発で串刺し検索できる“高度な検索”です。
ドキュメントが増え続ける今、検索力は業務効率のカギ。
ぜひこの機能を活用して、“探す時間”を“考える時間”に変えていきましょう!
阿久梨絵でした!