こんにちは、阿久梨絵です!
EXCEL やWPS Spreadsheetsで作業をしていると、ファイルサイズがどんどん大きくなってしまうことがありますよね。これが原因でファイルの読み込みや保存に時間がかかり、効率が悪くなることも…。今回は、ファイルサイズが大きくなりすぎたときの対処法について詳しく解説します!
なぜファイルサイズが大きくなるのか?
ファイルサイズが大きくなる原因はいくつかあります。代表的なものを挙げてみましょう。
・大量のデータ: 大量のデータを含むシートが原因でファイルサイズが増加。
・画像やメディア: 高解像度の画像やメディアファイルがファイルサイズを増やします。
・複雑な書式設定: セルの書式設定が複雑である場合もファイルサイズが増加。
・不要なデータ: 不要なデータや空白の行・列がファイルサイズを大きくします。
Microsoft EXCEL での対処法
不要なデータやシートの削除
・不要なシートを右クリックし、「削除」を選択します。
・不要なデータ範囲を選択し、削除キーを押します。
画像の圧縮
・圧縮したい画像を選択し、「図の形式」タブをクリックします。
・「圧縮画像」オプションを選択し、適切な設定で画像を圧縮します。
ファイル形式の変更
・「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択。
・保存形式を「 EXCEL バイナリブック (*.xlsb)」に変更します。
書式の最適化
・書式設定されたセル範囲を選択し、「ホーム」タブの「クリア」メニューから「書式をクリア」を選択します。
上記、これらの操作はすべて手作業で行う必要があります。
WPS Spreadsheetsでの対処法(パソコン版)
WPS Spreadsheetsには、ファイルサイズを自動的に縮小する「ファイルスリミング」機能があります。この機能を利用することで、簡単にファイルサイズを減らすことができます。
操作方法
1.WPS Spreadsheetsを起動し、対象のスプレッドシートファイルを開きます。
2.上部メニューから「ファイル」-「ファイルスリミング」をクリックします。
3.不要なデータや画像の圧縮、メタデータの削除などの最適化オプションを選択します。
4.選択したオプションに従ってファイルの最適化を実行し、ファイルサイズを縮小します。
WPS Spreadsheetsのオンライン版
WPS Spreadsheetsのオンライン版でも同様にファイルの圧縮が可能です。オンライン版では、クラウドベースの処理による高度な圧縮アルゴリズムを利用して、より効率的にファイルサイズを縮小できることがあります。
まとめ
Microsoft EXCEL とWPS Spreadsheetsでファイルサイズが大きくなりすぎた場合、それぞれに適した方法で対処することが重要です。 EXCEL では手動での最適化が必要ですが、WPS Spreadsheetsでは自動のファイルスリミング機能を活用することで、手軽にファイルサイズを減らすことができます。どちらのツールを使用していても、これらの対策を講じることで、効率的に作業を進めることができます。
次回のブログでも役立つ情報をお届けしますので、お楽しみに!
阿久梨絵でした!