「“とりあえず PDF ”が業務を止める」──ファイル形式と共有UXの見直し

こんにちは、阿久梨絵です！
「とりあえず PDF にして送っておきました」
「資料はPDFで共有済みです」
──このようなやりとり、社内でも日常的に行われていませんか？

PDFは確かに便利です。レイアウトが崩れず、誰でも開けて、印刷にも強い。
でもその“万能感”が、業務の流れを止める原因になっていることもあるのです。

今回は、PDFが業務を止める理由と、ファイル形式と共有UXの再設計による改善策を考察します。

なぜ“とりあえずPDF”が業務を止めるのか？

・内容を修正したいのに、元データが手元にない
・PDFからのコピー＆ペーストでレイアウトが崩れる
・結局、再作成や再依頼が発生する

・PDFは“完成形”として扱われ、議論や追記がしづらい
・コメントやフィードバックが別チャネルに分散し、履歴が残らない
・複数人での同時編集ができず、更新のたびに再送が必要

・バージョン管理が手動（v1、v2、final、final_final…）
・どれが最新版か分からず、誤って古い資料を使うリスク
・PDFがメール・チャット・クラウドに散らばり、探すのに時間がかかる

・PDFは「読むだけ」の形式であり、業務の流れに参加できない
・情報が一方通行になり、意思決定や作業が止まる

「とりあえずPDF」ではなく、「何のために共有するか」で形式を選ぶ

・ファイルはチャットで送るだけでなく、業務ツールと連携させる
・例：Slackで共有 → Notionにリンク → Google Driveで編集履歴を管理
・共有先・通知方法・更新タイミングを明文化する

ファイルは“流す”のではなく、“つなぐ”設計にする

・ファイル名に日付・目的・担当者を含める（例：2025-09-08_提案書_営業部）
・クラウド上で履歴を残すことで、最新版の自動判別が可能
・PDFは「確定版」としてのみ保存し、編集は元データで行う

「final_final.pdf」から卒業する

・PDFにコメントするのではなく、元ファイルに直接書き込む文化を育てる
・チャットでのフィードバックは、必ずファイルと紐づける
・コメント履歴を残すことで、意思決定の透明性と再現性が高まる

情報は“閉じる”のではなく、“開いて流す”ことで業務が進む

PDF そのものが悪いわけではありません。
問題は、「とりあえず」で使われること。
それは、情報の流れ・業務の目的・共有の設計が曖昧であることの表れです。

ファイル形式は、業務のUXそのもの。
その選び方と流し方を見直すことで、業務のスピード・精度・納得感が大きく変わります。

“とりあえず”をやめて、“目的に沿った設計”へ。
それが、止まっていた業務を動かす第一歩です。
阿久梨絵でした！