こんにちは、阿久梨絵です！
「とりあえず共有フォルダに入れておきました」
「Slackに貼っておきますね」
「Google Driveのリンク、前のやつ使ってください」
──こうした“なんとなく 共有 ”が日常化している企業は少なくありません。
しかしこの習慣、情報漏洩の温床になっている可能性があります。
今回は、社内ファイル共有に潜むリスクと、ファイル管理ルールの再構築による業務改善とセキュリティ強化について考えてみます。
“なんとなく共有”が招く5つのリスク
| リスク | 内容 |
|---|---|
| アクセス権限の不備 | 誰でも見られる状態で機密情報が共有されている |
| バージョン管理の混乱 | どれが最新版かわからず、誤った情報で作業が進む |
| 属人化と引き継ぎ不能 | ファイルの場所や意味が特定の人しかわからない |
| 誤送信・誤共有 | Slackやメールで誤って外部に送ってしまう |
| 保存期間の不明確さ | 古いファイルが残り続け、情報漏洩リスクが増す |
これらはすべて、「便利だから」「急いでいたから」という理由で起きがちなもの。
“仕組みがない”ことが最大のリスクなのです。
ファイル管理ルールの再構築ステップ
1. フォルダ構成の見直し
・部門別・プロジェクト別・時系列など、誰が見ても迷わない構造にする
・一時保存フォルダと確定版フォルダを分ける
・個人フォルダと共有フォルダの役割を明確にする
2. ファイル命名ルールの統一
・「YYYYMMDD_案件名_バージョン」など、検索しやすく誤解のない命名規則を設定
・禁止文字や略称の定義も共有する
3. アクセス権限の設計と管理
・最小権限の原則で、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるようにする
・異動・退職時の権限見直しを定期的に実施
・外部共有リンクの有効期限を設定する
4. バージョン管理と履歴の整備
・ファイル名にバージョンを明記、またはバージョン管理ツールを導入
・上書きではなく、履歴を残す運用を徹底する
5. 教育と運用の定着化
・社内研修やマニュアルで、“なぜ必要か”を伝える
・定期的な棚卸しとルールの見直しを行う
・SlackやTeamsなどの共有文化にもルールを設ける
まとめ
情報共有は、組織のスピードと柔軟性を支える重要な仕組みです。
しかし、“なんとなく”の 共有 が常態化すると、業務効率もセキュリティも損なわれます。
ファイル管理ルールの再構築は、単なる整理整頓ではなく、
情報資産を守り、業務の信頼性を高める“設計”そのものです。
「便利さ」と「安全性」は、両立できます。
その第一歩は、“なんとなく”をやめることから。
阿久梨絵でした！
