長期休暇に伴う業務対応範囲縮小のお知らせメールの書き方ガイド

こんにちは、阿久梨絵です！
長期休暇の時期が近づくと、業務の一部を縮小せざるを得ないケースもあります。取引先に対して誠実かつ丁寧に案内することで、信頼関係を保ちつつスムーズな業務調整が可能になります。

今回は、業務対応範囲の縮小を取引先に案内するメールのポイントをご紹介します。

1. 案内メールの目的

・業務対応の変更点を明確に伝える
・休暇期間中の連絡手段や緊急対応の可否を共有
・相手の業務に支障が出ないよう配慮する

件名：【重要】○○休暇期間中の業務対応について

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の□□です。

誠に勝手ながら、下記の期間において長期休暇をいただく予定です。
それに伴い、業務対応範囲を一部縮小させていただきます。

【休暇期間】
2025年8月10日（日）～2025年8月18日（月）

【対応可能業務】
・緊急時のメール対応（内容により返信が遅れる場合がございます）
・定期更新業務（事前にご依頼いただいた分のみ）

【対応不可業務】
・新規案件のご相談・お見積もり
・電話でのご連絡

休暇期間中のご連絡は、メールにてお願いいたします。
可能な限り迅速に対応いたしますが、通常よりお時間をいただく場合がございます。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

△△株式会社
□□（氏名）

・休暇前に「事前対応可能な業務」を案内しておく
・休暇明けの対応再開予定日を明記する
・相手の業務スケジュールに配慮したタイミングで送信する

長期休暇はリフレッシュの大切な時間ですが、取引先との信頼関係を保つためには、事前の丁寧な案内が不可欠です。テンプレートを活用しつつ、自社の状況に合わせて柔軟に調整してみてください。
阿久梨絵でした！