こんにちは、阿久梨絵です！
「会議と打ち合わせがかぶった…」
「予定を入れたはずなのに、別の予定が重なってた…」
Outlook でスケジュール管理している人なら、一度は経験したことがあるはずです。
予定が重なると、焦り・混乱・信用低下につながることも。
でもそれ、Outlookの“カレンダー共有”と“色分け”を使えば、かなり防げます。
今回は、予定の重なりを防ぐためのOutlookカレンダーの整え方を紹介します。
スケジュールが重なる原因は“見えない予定”にある
・自分の予定だけでなく、他人の予定・チームの予定・社内イベントなどが見えないと、重なりやすい。
・Outlookは、共有カレンダーや色分け機能を使うことで“見える化”できる。
カレンダー共有の基本設定
① 自分の予定を共有する
・「カレンダー」→「共有」→「共有したい相手を選択」
・権限設定で「予定ありのみ表示」「詳細表示」などを選べる
ポイント：詳細を見せすぎず、「空いてる／空いてない」が分かるだけでも効果あり
② 他人のカレンダーを表示する
・「カレンダー」→「他のユーザーのカレンダーを開く」
・複数人の予定を並べて表示することで、重なりを視覚的に確認できる
おすすめ：チームメンバーや上司の予定を「並列表示」しておくと、調整がスムーズ
色分けで“予定の種類”を整理する
① カテゴリ設定で色をつける
・予定を右クリック →「カテゴリ」→「色を選択」
例
・青：社内会議
・緑：外部打ち合わせ
・赤：締切・重要事項
・紫：プライベート
ポイント：色は「意味を持たせる」ことで、一目で判断できるようになる
② 自動で色分けするルールを作る
・「条件付き書式」や「クイックステップ」を使えば、予定の内容に応じて自動で色分けも可能
おすすめ：件名に「会議」「打ち合わせ」などのキーワードがある場合に色をつける
補足：予定は“見える化”することで混乱が減る
Outlookは、ただ予定を入れるだけでなく、“予定を見せる”ことで調整がしやすくなるツールです。
予定が重なるのは、情報が見えていないだけ。
共有と色分けで、スケジュールの“地図”を整えることができます。
まとめ
・カレンダー共有で「見える予定」を増やす
・色分けで「意味のある視覚情報」に変える
・自分だけでなく、チーム全体の予定が見える設計が大切
予定は、管理するものではなく、整えるもの。
そのための工夫が、日々の混乱を減らしてくれます。
阿久梨絵でした！
