こんにちは、阿久梨絵です！
ビジネスの現場では、夏休みや冬休みなどの長期休暇を事前に取引先へ連絡することが信頼関係を築くうえでとても重要です。この記事では、 メール での連絡方法や注意点、すぐに使える文例をご紹介します。
なぜ事前連絡が必要なのか？
業務の調整がしやすくなる
・相手が納期や打ち合わせ日程を調整しやすくなります。
信頼感の向上
・休暇中の対応について明示することで、安心感を与えられます。
トラブル回避
・休暇中に連絡が取れないことによる誤解や業務停滞を防げます。
メール作成時のポイント
・件名はシンプルに：「夏季休暇のお知らせ」など
・冒頭で感謝の言葉を添える
・休暇期間を明確に記載
・緊急連絡先や代替担当者がいれば記載
・再開日や対応可能日も明記
メール文例（夏休みの場合）
件名：夏季休暇のお知らせ
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。
誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。
【夏季休暇期間】
2025年8月10日（日）～8月18日（月）
休暇期間中は、メールのご返信・お電話での対応が遅れる可能性がございます。
お急ぎのご用件がございましたら、下記の担当者までご連絡いただけますと幸いです。
【緊急連絡先】
担当：〇〇（電話：XXX-XXXX-XXXX / メール：xxx@xxx.co.jp）
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
△△株式会社
□□（氏名）
冬休み・年末年始バージョンも応用可能！
文面はほぼ同じで、期間を「年末年始休暇」や「冬季休暇」に変えるだけでOKです。
例えば
【年末年始休暇期間】
2025年12月28日（日）～2026年1月5日（月）
いつ送るべき？ベストなタイミング
| タイミング | 理由 |
|---|---|
| 休暇開始の1〜2週間前 | 業務調整やスケジュール変更の余裕を持ってもらえるため |
| 定期業務がある場合はさらに早め | 相手が事前に依頼や納期調整をしやすくなる |
| 社内での調整が済んだ直後 | 休暇日程が確定してからすぐに案内するのがスマート |
具体例：夏休み・冬休みの場合
夏休み（例：8月10日〜）の場合
→ 7月下旬〜8月初旬（7月25日〜8月3日頃）に送るのが理想
冬休み（例：12月28日〜）の場合
→ 12月中旬（12月10日〜15日頃）に送ると安心
補足：送る相手によって調整も必要
頻繁にやりとりしている取引先
→ 早めに送って、業務調整の相談も含めると親切
スポット的なやりとりの相手
→ 直前でも問題ないが、最低でも3〜5営業日前には送る
まとめ
「早すぎず、遅すぎず」が基本ですが、1〜2週間前が最もマナー的に好印象です。
相手の業務にも配慮したタイミングで送ることで、信頼関係の維持にもつながります。
阿久梨絵でした！
