こんにちは、阿久梨絵です！
組織変更が多い会社では、部署名や内線番号、メールアドレスなどが変更になることも少なくありません。
そんなとき、取引先や関係者への「一報 メール 」は、信頼と情報整理の要になります。
今回は、好印象を与える“部署名・連絡先変更”のお知らせ メール の基本と文例を紹介します！
なぜ「変更のご案内」が大事なのか？
| 理由 | 説明 |
|---|---|
| 相手の混乱を防ぐ | 古い部署名・メール宛のままだと連絡ミスやタイムロスが発生 |
| 組織内での関係性を明確にできる | 担当部署が変更されると相手方の確認作業が必要になる |
| 信頼関係の維持 | 丁寧なお知らせは“こちらを気にかけてくれている”という印象に繋がる |
基本構成とメール作成のポイント
| パート | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 例：「部署名変更のお知らせ」「連絡先変更のご連絡」など簡潔に要点を示す |
| 冒頭あいさつ | お世話になっている旨と、変更の案内であることを簡潔に伝える |
| 本文①｜変更内容 | 新旧部署名、電話番号、メールアドレスなどを明確に記載（表でまとめると◎） |
| 本文②｜変更日 | いつから適用かを必ず明記 |
| 本文③｜影響範囲 | 業務や担当変更がある場合はその説明も添える |
| 結び | 引き続きのご支援・ご連絡のお願い＋感謝を伝える締めくくりを忘れずに |
メール文例
件名：部署名および連絡先変更のご案内
○○株式会社 △△様
平素より大変お世話になっております。
このたび弊社内の組織変更に伴い、下記の通り部署名および連絡先が変更となりましたのでご案内申し上げます。
■変更日：2025年8月1日より
| 項目 | 旧 | 新 |
|---|---|---|
| 部署名 | 業務推進部 | カスタマーソリューション部 |
| メールアドレス | support@example.co.jp | cs@example.co.jp |
| 内線番号 | 03-1234-XXXX | 03-9876-YYYY |
ご不便をおかけいたしますが、お手元のご連絡先などご更新いただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社 □□（氏名）
補足Tips：業務に影響が出る変更の場合は？
・「ご対応いただく問い合わせ先が変更になります」など、影響範囲を明記する
・メール本文とは別に PDF等で連絡先一覧の添付も丁寧
・社内報や社外ニュースとして重ねて案内してもOK（特にSNS・Web対応ありの場合）
まとめ
たとえ小さな部署名の変更でも、相手にとっては見慣れない名称や番号。
だからこそ、迷わせない・信頼を損なわない一報が大切です。
メール 1通でも、「しっかりしてる会社だな」と思ってもらえるチャンスです！
阿久梨絵でした！
