こんにちは、阿久梨絵です！
日々の業務で多くの人が利用しているEXCELやPowerPointには、意外と知られていない便利な機能がたくさんあります。「もっと効率的に使えたらいいのに…」と思ったことはありませんか？
この記事では、業務の効率を劇的に改善し、作業の質を高めるための便利機能を厳選してご紹介します。明日からすぐに試してみてください！
EXCELの便利機能3選
1. フラッシュフィルで素早くデータ整形
概要: フラッシュフィルは、データパターンを認識して自動的にセルを埋めてくれる機能。
使い方
1. 適用したいデータを少し入力。
2. Ctrl + Eを押すだけで、残りのセルに自動的に適用されます。
活用例: 名前を「姓・名」から「名・姓」の形式に変換する場合など。
2. ピボットテーブルでデータ分析を効率化
概要: 膨大なデータもピボットテーブルで簡単に集計・可視化可能。
使い方
1. データ範囲を選択。
2. 挿入タブから「ピボットテーブル」を選択。
3. ドラッグ＆ドロップで必要な情報を整理。
活用例: 売上データの集計や製品ごとの収益比較。
3. 条件付き書式で重要データをハイライト
概要: 一定の条件に応じてセルを自動的にフォーマット。
使い方
1. データ範囲を選択。
2. ホームタブの「条件付き書式」からルールを設定。
活用例: 売上目標に達成していない値を赤色で表示。
PowerPointの便利機能2選
1. スライドマスターでデザインを統一
概要: スライド全体のデザインを統一できる機能。
使い方
1. 表示タブから「スライドマスター」を選択。
2. 変更したいレイアウトを編集。
3. 全てのスライドに適用されます。
活用例: プレゼン資料全体で統一感のあるデザインを作成。
2. ズーム機能でダイナミックなプレゼンを実現
概要: プレゼン中に特定のスライドやセクションに瞬時に移動可能。
使い方
1. 挿入タブから「ズーム」を選択。
2. 対象スライドやセクションを指定。
3. プレゼン時に視覚的な効果で注目度アップ。
活用例: 複雑な資料の中で注目ポイントを強調。
まとめ
EXCELとPowerPointの便利機能を使いこなすことで、作業時間を短縮し、効率を大幅に向上させることができます。特に、データ整理やプレゼン準備に苦労している方にとって、これらの機能は一度使い始めると手放せなくなるはずです。
まずは、この記事で紹介した機能から試してみてください！あなたの仕事に新たな可能性が広がることでしょう。
阿久梨絵でした！
