こんにちは、阿久梨絵です！
仕事やプロジェクトの進行において、予期せず納期が遅れることは避けられない場合があります。そのような状況で適切に対処するためには、相手にきちんと納期遅れを連絡し、信頼を保つことが重要です。しかし、伝え方ひとつで相手に与える印象やその後の関係性に大きな影響を与えます。
この記事では、納期遅れの 連絡メール を書く際のポイントや、注意すべき内容について解説します。
納期遅れの 連絡メール を書く際のポイント
1. 早めに連絡する
・納期が遅れるとわかった時点で、すぐに連絡することが大切です。時間をかけるほど相手の準備が難しくなり、不信感につながる可能性があります。
2. 丁寧な謝罪を含める
・相手の期待を裏切る形になるため、まずはしっかりと謝罪することが基本です。ただし、言い訳ばかり並べるのは避けるべきです。
・例文: 「このたびは、納期が遅れることとなり、誠に申し訳ございません。」
3. 理由を簡潔に説明する
・遅れる理由を簡潔に説明しましょう。ただし、相手にネガティブな印象を与えないよう注意が必要です。
・例文: 「原因は〇〇の遅延により、現在調整を進めております。」
4. 新しい納期を提案する
・具体的な対応策や新しい納期を提示することで、信頼回復の一助となります。
・例文: 「〇月〇日までには納品できるよう全力を尽くします。」
5. 誠意を伝える一言を添える
・解決に向けて尽力する姿勢を明確に伝え、相手の理解を求めましょう。
・例文: 「今後、このようなことが再発しないよう対策を講じます。」
メールの具体的な構成例
以下は、納期遅れを伝えるメールの例です。
件名: 【重要】納期遅れのお詫びとご報告
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたびは、ご依頼いただいております〇〇プロジェクトの納品につきまして、納期が遅れることになり、深くお詫び申し上げます。
理由として、〇〇の工程で予期せぬ問題が発生し、現在、速やかな解決に向けて対応を進めております。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
新たな納品予定日は、〇月〇日を目指しております。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。また、進捗状況や変更がありましたら、随時ご報告いたします。
このたびの件につきまして、重ねてお詫び申し上げますとともに、今後の対策に万全を期してまいります。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
よろしくお願い申し上げます。
△△
まとめ
納期遅れの 連絡メール を書く際は、丁寧な謝罪、理由の簡潔な説明、具体的な対応策を伝えることが大切です。早めの対応と誠実さが、相手との信頼関係を維持する鍵となります。
このようなメールは適切に書くことで、相手の理解を得やすくし、良好な関係を維持する助けとなります。いざというときのために、このポイントを押さえておきましょう。
阿久梨絵でした！
