こんにちは、阿久梨絵です！
仕事をしていると、時には複数のタスクや会議が同じ時間に重なることがあります。このような場合、どちらかの仕事をお断りする必要が出てくることもあるでしょう。今回は、仕事がバッティングした際にお断りの メール を送る方法についてご紹介します。
1. 早めに連絡する
まず、できるだけ早めにお断りの連絡をすることが大切です。これにより、相手も予定を立て直す時間を確保できるため、迷惑を最小限に抑えることができます。
例
件名：スケジュール調整のお願い
○○様
お世話になっております。△△部の佐藤太郎です。
急なご連絡で申し訳ありませんが、同じ時間に予定しておりました別の会議とバッティングしてしまい、どうしても調整が難しい状況です。
2. 感謝の意を示す
相手が自分に時間を割いてくれたことに対して感謝の意を表明しましょう。感謝の言葉を述べることで、相手への敬意を示すことができます。
例
お忙しい中、時間を割いていただいたことに感謝しております。この度はご迷惑をお掛けし、大変申し訳ありません。
3. 代替案を提案する
次に、可能であれば代替案を提案しましょう。別の日時や方法を提案することで、相手に対して真摯に対応しようとする姿勢を示すことができます。
例
もし可能であれば、以下のいずれかの日時で再調整いただけますでしょうか？
– 日時1：◯月◯日（火）午後2時以降
– 日時2：◯月◯日（木）午前10時以降
また、オンラインでのミーティングも可能ですので、ご都合に合わせてご調整いただければ幸いです。
4. 重ねてお詫びの言葉で締めくくる
最後に、再度お詫びの言葉を述べ、丁寧に メール を締めくくりましょう。相手に対する配慮を忘れずに表現することが重要です。
例
重ね重ね、ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ありません。何卒ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
佐藤太郎
△△部
メール の例
件名：スケジュール調整のお願い
○○様
お世話になっております。△△部の佐藤太郎です。
急なご連絡で申し訳ありませんが、同じ時間に予定しておりました別の会議とバッティングしてしまい、どうしても調整が難しい状況です。
お忙しい中、時間を割いていただいたことに感謝しております。この度はご迷惑をお掛けし、大変申し訳ありません。
もし可能であれば、以下のいずれかの日時で再調整いただけますでしょうか？
– 日時1：◯月◯日（火）午後2時以降
– 日時2：◯月◯日（木）午前10時以降
また、オンラインでのミーティングも可能ですので、ご都合に合わせてご調整いただければ幸いです。
重ね重ね、ご迷惑をお掛けしてしまい申し訳ありません。何卒ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
佐藤太郎
△△部
まとめ
仕事がバッティングした際にお断りの メール を送る際には、早めに連絡を行い、感謝の意を示し、代替案を提案することが大切です。丁寧な メール を送ることで、相手への配慮を忘れずに伝え、良好なビジネス関係を維持することができます。
阿久梨絵でした！
